Skip to main content

Payroll

Payroll adalah proses penghitungan, pencatatan, dan pembayaran gaji atau upah kepada karyawan, yang mencakup berbagai elemen penting. Proses ini melibatkan penghitungan gaji pokok, tunjangan, serta potongan seperti pajak, BPJS atau pinjaman karyawan. Selain itu, payroll juga mencakup pencatatan detail pembayaran, termasuk pembuatan slip gaji dan mengupayakan pembayaran dilakukan secara tepat waktu.

Membuat Payroll​

Dalam hal ini, pihak yang berwenang untuk membuat payroll adalah HR dan Direksi. Kewenangan HR dan Direksi pada proses ini dibedakan menjadi beberapa bagian sebagai berikut.

Kewenangan HR​

HR bertugas untuk membuat payroll dan memastikan bahwa elemen-elemen penting yang berpengaruh pada payroll sudah terpenuhi. Elemen yang dimaksudkan seperti pengajuan-pengajuan yang berkaitan dengan kehadiran sudah dikoordinasikan kepada masing-masing Kepala Divisi untuk diselesaikan. Hal ini merupakan upaya agar tidak ada data kehadiran yang tertinggal dan tidak terhitung pada proses payroll. Untuk membuat Payroll, berikut ini merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh HR.

Docs Version Dropdown Akses HRIS melalui website. Klik menu Payroll dan sub menu Payroll atau bisa klik disini.

Docs Version Dropdown Setelah itu, klik button Create Payroll Dibursement untuk membuat payroll.

Docs Version Dropdown Klik button Ok untuk melanjutkan proses.

Docs Version Dropdown Lengkapi form ketika membuat payroll. Tanggal pada Start Date dan End Date akan ditampilkan secara otomatis setelah Month dipilih. Tanggal yang ditampilkan adalah tanggal cut-off sesuai dengan periode tersebut. Jika pada payroll yang akan dilakukan adalah pada tanggal tertentu, maka sesuaikan tanggal Start Date dan End Date-nya. Klik Next untuk melanjutkan.

Docs Version Dropdown Setelah berada pada halaman diatas, klik button Add Employee. Pada proses ini, diharuskan memilih karyawan yang akan di proses payrollnya. Setidaknya dibutuhkan 1 karyawan untuk dapat melanjutkan proses ini.

Docs Version Dropdown Gambar diatas adalah halaman yang menampilkan data karyawan beserta ringkasan catatan kehadirannya. Dapat dijelaskan juga bahwa karyawan dengan status Probation tidak akan dapat di proses. Selain itu, karyawan yang tidak dapat diproses dalam payroll menandakan bahwa Take Home Pay-nya kurang dari Rp. 10.000,-. Namun, HR tidak memiliki kewenangan untuk mengetahui nominal terkait penggajian karyawan. Sehingga, HR tidak ditampilkan yang menampilkan data-data yang berkaitan dengan nominal.

Docs Version Dropdown Halaman diatas merupakan tampilan review list karyawan yang sudah pilih untuk di proses. Apabila ada karyawan yang tidak sesuai, klik ikon tempat sampah untuk menghapus. Klik button Next untuk melanjutkan.

Docs Version Dropdown Halaman ini menampilkan data karyawan yang mengajukan cuti. Sesuai dengan kebijakan yang berlaku, Pengajuan Cuti memerlukan persetujuan dari HR. Klik Next untuk melanjutkan.

Docs Version Dropdown Pada gambar diatas, merupakan halaman review yang menampilkan periode payroll dan berapa jumlah karyawan yang akan di proses dalam payroll ini. Klik Next untuk melanjutkan.

Docs Version Dropdown Setelah payroll berhasil dibuat, payroll akan ditampilkan dalam bentuk list dengan status Open. Untuk melanjutkan proses ini, klik button action dengan ikon yang ditunjuk seperti pada gambar diatas. Klik Next untuk melanjutkan.

Docs Version Dropdown Ketika payroll dengan status Open, didalamnya akan ditampilkan button seperti pada gambar diatas, yaitu button Lock. Button Lock ini berfungsi untuk membatasi pengajuan yang berkaitan dengan data kehadiran selama proses payroll berlangsung. Karyawan tidak akan dapat membuat pengajuan ketika payroll masih dalam kondisi Lock/dikunci. Hal ini bermaksud agar tidak ada data absensi yang tumpang tindih atau tidak sesuai dengan data payroll yang sedang berlangsung.

Docs Version Dropdown Selain itu, HR dapat melihat detail/rincian data karyawan dengan melakukan klik pada button Detail.

Docs Version Dropdown Rincian data yang dapat dilihat oleh HR adalah User Information, User Rate dan Payroll Attribute. Data ditampilkan dalam bentuk grouping seperti gambar diatas. Klik salah satunya untuk menampilkan datanya.

Setelah HR membuat dan memastikan bahwa data payroll sudah benar dan siap untuk di proses, selanjutnya payroll akan di proses oleh Direksi untuk melakukan pembayaran.

Kewenangan Direksi​

Dalam proses payroll, Direksi hanya menerima data payroll yang sudah siap untuk diproses dan melakukan pembayaran.

Docs Version Dropdown Untuk melanjutkan payroll, Direksi dapat melanjutkan prosesnya pada list yang masih berstatus Open seperti pada gambar. Klik ikon mata untuk melanjutkan.

Docs Version Dropdown Sebelum melakukan pembayaran, Direksi terlebih dahulu harus menyetujui payroll yang sudah dibuat. Klik button Approve untuk menyetujui payroll.

Docs Version Dropdown Setelah di Approve, payroll akan mengubah status Open menjadi Approved. Ketika pembayaran sudah dilakukan, Direksi dapat melakukan klik Done untuk menyelesaikan proses. Setelah button Done di Klik, akan dikirimkan Payslip atau slip gaji ke semua karyawan yang namanya termasuk di dalam proses payroll.

Docs Version Dropdown Setelah proses diselesaikan, status payroll berubah menjadi Done dan button yang sebelumnya Unlock otomatis akan berubah menjadi button Lock. Maksudnya, setelah proses payroll diselesaikan, yang sebelumnya pengajuan dikunci/Lock agar tidak dapat membuat pengajuan yang berkaitan dengan kehadiran otomatis terbuka. Sehingga karyawan sudah dapat membuat pengajuan seperti biasanya.