📄️ Tanggal Cut Off
Tanggal Cut Off pada setiap periode mungkin saja bisa berbeda dari periode-periode sebelumnya. Untuk itu, tanggal cut off perlu diatur pada setiap periodenya. Karenanya, penetapan tanggal cut off harus dilakukan dengan cermat pada awal setiap periode untuk memastikan data dan proses absensi dapat dikelola secara akurat dan efisien.
📄️ Menambahkan Data Karyawan
Menambahkan data karyawan menjadi salah satu fitur yang dapat di akses oleh HR. HR dapat menambahkan data karyawan secara satu per satu atau menambahkan beberapa data sekaligus dalam satu waktu. Bagaimana prosedur untuk menambahkan data karyawan dibedakan menjadi 2 cara sebagai berikut.
📄️ Jadwal Kerja
Mengatur jadwal kerja menjadi salah satu bagian penting yang menjadi tanggungjawab HR. HR bertanggungjawab menentukan jadwal kerja untuk semua bagian, yaitu general, company, building, division dan personal. Sebelum menentukan jadwal kerja dari setiap bagian, HR terlebih dahulu harus mengatur master jam secara keseluruhan. Sehingga memudahakan ketika HR menentukan jadwal kerja dari setiap bagian.
📄️ Report Attendance
Report Attendance atau Laporan Kehadiran menampilkan data kehadiran karyawan selama satu periode yang mencakup jam masuk dan dan pulang. Selain itu, ditampilkan juga status absensi karyawan seperti Leave/Cuti, Out of Town/Luar Kota, Out of Country/Luar Negeri, dan lain-lain. Untuk melihat data laporan kehadiran, dapat diakses melalui prosedur berikut.
📄️ Report Invalid Attendance
Report Invalid Attendance atau Laporan Kehadiran Tidak Valid menampilkan data kehadiran karyawan yang dianggap tidak benar. Data kehadiran yang tidak valid meliputi telat, pulang cepat, absen tidak lengkap dan tidak ada absen sama sekali.
📄️ Report Summary Attendance
Report Summary Attendannce atau Laporan Ringkasan Kehadiran menampilkan ringkasan data kehadiran berupa jumlah Kehadiran (Attendance), Absence (Ketidakhadiran), Leave (Cuti), Annual Leave (Cuti Tahunan), Out of Town (Dinas Luar Kota), Out of Country (Dinas Luar Negeri), Late (Telat), Early Leave (Pulang Cepat), Overtime (Lembur), Working Days (Hari Kerja) dan Effective Days (Hari Effektif) dalam satu periode.
📄️ Laporan Payroll
Laporan Payroll merupakan data yang menampilkan ringkasan kehadiran karyawan. Tampilan ini serupa dengan Laporan Ringkasan Kehadiran. Yang membedakannya adalah, laporan ini merupakan hasil dari proses Payroll. Setelah payroll selesai dilakukan, HR dapat melihat laporan kehadirannya. Laporan kehadiran setelah payroll ini menampilkan data tambahan berupa Potongan Cuti dan T. Hari Libur. Untuk mengakses halaman ini, ikuti prosedur berikut.
📄️ Laporan Tax
Laporan Tax atau Laporan Pajak ini merupakan salah satu fitur yang diperlukan oleh HR untuk melihat pelaporan pajak. Laporan ini didapatkan setelah pembayaran gaji atau payroll selesai dilakukan. Potongan pajak adalah flat sesuai dengan yang sudah diatur pada halaman Profil (Rates). Untuk mengakses halaman ini, silakan ikuti prosedur berikut.
📄️ Laporan BPJS
Laporan BPJS ini merupakan halaman yang menampilkan potongan BPJS yang bayarkan oleh karyawan. Laporan potongan ini akan ditampilkan setelah proses payroll selesai dilakukan. Karyawan dibedakan menjadi 2 bagian dari jenis potongannya. Jika karyawan adalah bagian yang mendapat potongan JP (Jaminan Pensiun) dan JHT (Jaminan Hari Tua), maka karyawan tersebut tidak akan mendapat potongan BPJS Flat. Sebaliknya, jika karyawan mendapat potongan BPJS Flat, maka karyawan tidak akan mendapat potongan JP dan JHT.
📄️ Leave Adjustment
Leave Adjustment ini adalah fitur yang berfungsi untuk mengkoreksi saldo cuti karyawan. Banyak faktor yang dapat menjadi dasar mengapa saldo cuti karyawan akan dikoreksi. Untuk melakukan koreksi saldo cuti, dapat mengikuti prosedur berikut.
📄️ Annoucement
Fitur Announcement ini memudahkan Direksi/Management menyampaikan announcement penting secara cepat dan efisien. Informasi seperti jadwal libur, perubahan kebijakan atau acara perusahaan dapat langsung diterima karyawan melalui notifikasi. Announcement juga bisa disesuaikan untuk kelompok tertentu atau seluruh karyawan, dan semuanya tercatat rapi di sistem sehingga mudah diakses kapan saja. Annoucement hanya bisa dibuat melalui website. Untuk dapat membuat annoucement, berikut adalah langkah-langkahnya.
📄️ Membuat Tipe Cuti
Ketika karyawan mengajukan cuti, salah satu hal yang wajib dipilih adalah tipe cuti yang diajukan. Pengelolaan tipe cuti ini merupakan kewenangan HR, yang bertugas menentukan kategori cuti sesuai dengan kebijakan perusahaan dan regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
📄️ Setting Kalender
Dalam pengelolaan sumber daya manusia, menetapkan kalender hari libur dan cuti bersama adalah tugas penting bagi HR. Hal ini berdampak pada jumlah hari kerja karyawan dan ketidakhadiran karyawan. Karna ketika kalender tidak diatur dan karyawan libur, maka absensi karyawan akan terbaca sebagai ketidakhadiran.
📄️ Limitasi Pengajuan
Beberapa kebijakan perusahaan yang harus diketahui para karyawan adalah tentang Limitasi Pengajuan atau Pembatasan Pengajuan untuk beberapa pengajuan yaitu, Adjustment Attendance/Perbaikan Kehadiran, Overtime/Lembur, Leave/Cuti dan Business Trip/Perjalanan Dinas. Kebijakan ini memaksa karyawan untuk lebih aware pada data kehadirannya masing-masing. Sehingga karyawan tidak menumpuk membuat pengajuan pada akhir periode yang berujung menyulitkan kepala divisi karna pengajuan yang menumpuk.
📄️ Toleransi Keterlambatan
Dalam bekerja, keterlambatan karyawan dalam melakukan absensi adalah hal yang tak terhindarkan. Oleh karena itu, divisi HR perlu memiliki kebijakan yang jelas terkait toleransi keterlambatan late buffer untuk menjaga keseimbangan antara disiplin kerja dan fleksibilitas bagi karyawan.